HỒ SƠ ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG BAO GỒM NHỮNG GIẤY TỜ GÌ?

1. Quy định về nội quy lao động

 

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất. Nội quy lao động không chỉ cần thiết cho đơn vị sử dụng lao động mà còn có ý nghĩa thiết thực đối với chính bản thân người lao động. Vì chỉ khi biết rõ nhiệm vụ của mình và các những chế tài có thể bị mắc phải thì người lao động mới tránh được những vi phạm, góp phần nâng cao năng suất lao động.

 

Quy định về nội quy lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người lao động khi tham gia quan hệ lao động.

 

Căn cứ theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nội quy lao động như sau:

 

- Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

 

- Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

 

+ Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

 

+ Trật tự tại nơi làm việc;

 

+ An toàn, vệ sinh lao động;

 

+ Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

 

+ Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

 

+ Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

 

+ Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

 

+ Trách nhiệm vật chất;

 

+ Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

 

- Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

 

- Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

2. Đăng ký nội quy lao động 

Căn cứ theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

“Điều 119. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

2. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

4. Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

5. Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều này.”

 

Như vậy, đối với công ty sử dụng từ 10 người lao động trở lên khi ban hành nội quy lao động thì phải đăng ký nội quy tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi công ty đăng ký kinh doanh và nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo đúng thời hạn nêu trên. 

3. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động 

 

Căn cứ theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

 

“Điều 120. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

2. Nội quy lao động;

3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).”

 

Theo đó, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

 

- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

 

- Nội quy lao động;

 

- Đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì cần có văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

 

- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

4. Thủ tục đăng ký nội quy lao động như thế nào?

 

Theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 và mục 8 Phần II Quyết định 338/2021/QĐ-LĐTBXH có quy định chi tiết về thủ tục đăng ký nội quy lao động như sau:

 

- Trình tự thực hiện:

 

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.

 

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.

 

Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

 

- Cách thức thực hiện:

 

Thực hiện theo một trong các hình thức sau:

 

+ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến

 

+ Nộp hồ sơ trực tiếp

 

+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện

 

- Cơ quan có thẩm quyền: Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

 

5. Mức phạt khi không đăng ký nội quy lao động 

 

Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

 

“Điều 19. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;

c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;

d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;

e) Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật;

g) Trước khi đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên.

…...”

Lưu ý: Tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

 

Như vậy, khi người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động nhưng lại không tiến hành đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền theo quy định thì có thể bị xử phạt hành chính với số tiền phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân và từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.